الجانب الإنساني لاستمرارية الأعمال: الحفاظ على إنتاجية الفرق خلال الأزمات

عندما تضع المؤسسات خطط استمرارية الأعمال (BCP)، غالباً ما ينصب التركيز على التكنولوجيا: تجاوز فشل الخوادم، والنسخ الاحتياطي للبيانات، وروابط الشبكة الفائضة. ورغم حيوية هذه العناصر، فقد لاحظنا في iExperts أن المؤسسات الأكثر مرونة هي تلك التي تعطي الأولوية للعنصر البشري. فبدون قوة عاملة منتجة وسليمة، تظل حتى البنية التحتية الأكثر تطوراً ساكنة.

معالجة عدم توفر مكان العمل

يحدث عدم توفر مكان العمل عندما يتعذر الوصول إلى مكتبك الرئيسي بسبب عوامل بيئية، أو فشل في المرافق، أو حوادث محلية. ولضمان الاستمرارية، يجب أن تتجاوز استراتيجيتك مجرد توفير رابط VPN، حيث يتطلب الأمر رؤية شاملة للبيئة البديلة للموظف.

• المرونة الهجينة: يضمن وضع بروتوكولات عمل عن بعد معتمدة مسبقاً أن يكون الانتقال من المكتب إلى المنزل سلساً ولا يتطلب وقتاً للإعداد أثناء الأزمة.
• المراكز البديلة: بالنسبة للأدوار التي لا يمكن تأديتها من المنزل، توصي iExperts بإبرام اتفاقيات تفاوض مسبقة مع مساحات العمل المشتركة أو ترتيبات متبادلة مع المؤسسات الشريكة.
• جاهزية المعدات: يعد ضمان امتلاك الموظفين الأساسيين لمحطات عمل محمولة بدلاً من أجهزة الكمبيوتر المكتبية الثابتة خطوة أساسية في التخفيف من المخاطر المرتبطة بالموقع.

التعامل مع نقص الموظفين

لا تؤدي الأزمة إلى تعطل المباني فحسب؛ بل يمكن أن تؤدي إلى تعطيل القدرات. وسواء كان ذلك بسبب المرض، أو إضرابات النقل، أو حالات الطوارئ العائلية، فإن التغيب الكبير يمكن أن يشل العمليات. يجب أن تأخذ خطة استمرارية الأعمال القوية في الاعتبار الحد الأدنى لمستوى التشغيل للموظفين.

• برامج التدريب المتبادل
• تخطيط التعاقب الوظيفي
• تعزيز الكوادر عبر أطراف خارجية

"لا تقاس قوة خطة الاستمرارية بسماكة الدليل، بل بالثقة والقدرة لدى الأشخاص المكلفين بتنفيذها."

نصيحة احترافية

استخدم مصفوفة المهارات لتحديد نقاط الفشل الفردية داخل فرقك. إذا كان شخص واحد فقط يفهم عملية حرجة، فإن عملك في خطر. حدد المستجيبين الأساسيين والثانويين والثالثيين لكل وظيفة عمل حرجة لضمان عدم تأثر العمليات بأي غياب فردي.

تعزيز السلامة النفسية

أثناء حدوث أي اضطراب، سيتعرض موظفوك لضغوط هائلة. لذا فإن التواصل الواضح والشفاف والمتكرر أمر ضروري. في iExperts، ننصح عملائنا بإدراج فحوصات الرفاهية في خطط اتصالات الطوارئ الخاصة بهم. فعندما يشعر الموظفون بالدعم، يظلون متفاعلين ومنتجين، حتى في السيناريوهات عالية الضغط.

إن استمرارية الأعمال الفعالة هي مزيج من الاستشراف التقني والتعاطف الإنساني. فمن خلال التخطيط لعدم توفر الأماكن والأشخاص معاً، يمكنك بناء مؤسسة مرنة قادرة على الصمود أمام أي عاصفة. إذا كنت مستعداً لتطوير استراتيجية مرنة لقواك العاملة، فإن iExperts هنا لتوجيه فريقك خلال هذه العملية.